A automação de processos está se tornando — rapidamente — um facilitador muito estratégico para controlar e agilizar negócios. Muita coisa mudou desde a década de 1990. Hoje, se sabe que maximizar a automação é muito mais eficaz do que aplicar a reengenharia de processos.
Conforme se intensificam as demandas e exigências — sobretudo em empresas com segmentos de vendas complexos — não faz sentido continuar a proceder manualmente tarefas que podem ser automatizadas.
Neste artigo vamos mostrar a importância e os principais benefícios que podem ser alcançados por sua empresa com a automação de processos.
Automação de processos
Consiste na integração de aplicações, na reestruturação de recursos, na redução de custos e no uso de softwares para tornar mais veloz a realização de tarefas em toda a organização.
Trata-se de uma medida de racionalização, capaz de otimizar os processos-chave que impulsionam uma organização. O objetivo principal é cortar custos em um cenário maior da empresa como, por exemplo, agilizando — por meio de um software — o ciclo de produção.
Em outras palavras, é uma maneira inteligente e funcional de eliminar tarefas manuais, demoradas e caras dentro de sua empresa, substituindo-as por processos automatizados que reduzem a redundância de tarefas e, consequentemente, os custos operacionais globais.
A automação de processos é projetada para fornecer às empresas uma vantagem competitiva, seja encontrando formas de oferecer serviços mais eficientes aos clientes, diminuindo erros de pedidos, corrigindo problemas de faturamento, pagamento, entre outras inúmeras vantagens. A seguir abordaremos pontos importantes de sua implantação.
Qualidade e consistência
Oferecer consistentemente produtos de alta qualidade e um excelente atendimento ao cliente é fundamental para garantir a satisfação e a repetição de compras. A automação de processos assegura que cada ação seja executada de forma idêntica — gerando alta qualidade com resultados confiáveis.
Se, por exemplo, você tiver automatizado o processo de acompanhamento do serviço ao cliente, então, o bom atendimento se tornará consistentemente um padrão de seu negócio.
Tal garantia de qualidade e consistência pode contribuir para que você passe a desenvolver ofertas e/ou produtos de ainda maior qualidade e com mais recursos, sem que, para isso, seja preciso algum acréscimo no tempo ou nos custos de produção.
Economia de tempo
Tarefas manuais demandam tempo. Elas têm de ser executadas linearmente por seres humanos que, como tais, são propensos a erros e incapazes de reproduzir altos padrões em longas sequências.
A automação de processos reduz a quantidade de tarefas que você e seus funcionários executariam manualmente. Isso libera o seu tempo para trabalhar naquilo que realmente agrega valor ao seu negócio, permitindo que seja mais inovador, ao mesmo tempo em que, ao se verem livres da obrigação de realizarem ações entediantes e repetitivas, seus colaboradores se sentirão mais motivados.
Mensuração da eficiência de diversos processos da sua empresa
O sucesso empresarial depende do desenvolvimento e da implementação de estratégias adequadas. Para manter a vantagem competitiva advinda da automação, monitore, avalie e modifique constantemente seus processos. No entanto, para realizar isso com precisão, é necessário aplicar e acompanhar métricas oportunas e exatas.
Os processos automatizados devem ser controlados por fluxos de trabalho (workflows) pré-definidos para operarem com precisão dentro de uma timeline específica. Para mensurar a eficiência de determinados processos (financeiros, faturação, cobranças, vendas, marketing, suporte etc.) os principais indicadores podem ser registrados e relatados para fornecer informações relevantes e aptas a embasarem a tomada de decisões de negócios.
Reação às mudanças em ambientes de negócios competitivos
Como resultado da mensuração da eficiência de diversos processos, surge a capacidade de reagir melhor às mudanças ocorridas em ambientes de negócios cada vez mais dinâmicos e competitivos.
Implantar uma boa estratégia de automação de processos permite à sua empresa responder com mais agilidade a essas alterações, permitindo que supere a concorrência, oferecendo melhores produtos e serviços e, consequentemente, aumentando sua participação no mercado.
Eficácia operacional
A eficácia, por definição, descreve a extensão em que tempo, esforço e recursos são efetivamente aplicados para a realização da tarefa ou propósito pretendido. A automação de processos reduz, justamente, o tempo, o esforço e o custo necessário para concluir satisfatoriamente uma tarefa. Mas não se reduz a isso.
Além da garantia de que os sistemas funcionem de forma suave e eficaz, os erros são eliminados e as melhores práticas são consistentemente reproduzidas.
Confiabilidade
A consistência da automação significa que você pode confiar na eficiência dos processos e transmitir a sensação de confiabilidade aos clientes, fortalecendo seu posicionamento no mercado.
Essa segurança quanto às tarefas realizadas em seus fluxos de trabalho garante que os processos essenciais sejam executados sempre de acordo com os requisitos definidos em seu plano de negócios.
Tempo de resposta
A automação permite que sua empresa defina e agilize seus processos de negócios. Dessa forma, você deve eliminar tarefas desnecessárias e realinhar etapas para otimizar o fluxo de informações em todos os setores da empresa. Esse ajuste pode refinar o seu desempenho operacional e encurtar o tempo de resposta para atender clientes internos e externos.
Integração de múltiplos sistemas
Além da redução do tempo de resposta, há também a oportunidade de automatizar várias funções entre diferentes departamentos e/ou setores da sua empresa. Por exemplo, alguns processos a serem realizados por colaboradores podem exigir a utilização manual de sistemas financeiros, contábeis, de gerenciamento de projetos e de transporte ou logística.
Ao integrar essas tarefas ao sistema automatizado será possível, além de (mais uma vez) economizar quantidades consideráveis de tempo, eliminar erros comuns à entrada manual de dados. Tais vantagens podem ser ainda mais aprofundadas se relacionadas à uma solução de CRM.
Delegação de tarefas
Com a automação de processos, sua empresa pode configurar várias especificações para atribuir tarefas aos colaboradores.
Essa abordagem pode ter um efeito transformador sobre a eficiência, por que cada membro da equipe receberá apenas as tarefas que correspondem à sua competência e função, fazendo com que o trabalho seja distribuído de modo mais uniforme e prático.
Durante períodos de menor intensidade, as tarefas podem ser dinamicamente deslocadas para ações secundárias.
