Como costumamos dizer, a planilha de vendas é a melhore amiga e pior inimiga de todos os gestores. Melhores amigas porque permitem registrar praticamente tudo o que precisamos saber a respeito das nossas vendas. Isso de maneira simples e fácil, sem requerer quase nenhum conhecimento técnico muito avançado. Sem dizer das facilidades para formatação de relatórios e gráficos oferecendo-nos diferentes visões sobre o desempenho da área comercial.
Em contrapartida, à medida que nos aprofundamos em seu uso agregamos mais recursos e sofisticação transformando-a em um ponto de controle para atividades de todos os colaboradores. Neste momento, o risco de cometermos erros ao inserirmos dados vai aumentando sem falar na sobreposição de dados que comumente ocorre quando compartilhamos a mesma com nossa equipe. Aí ela vira nossa pior inimiga.
Pois bem, vão aqui algumas razões para você verificar se já está na hora de buscar um software de CRM para gerenciar seu pipeline de vendas.
1. Trabalho em Equipe
A integridade das informações em uma planilha de vendas são baixíssimas se comparada com aquelas cadastradas em um software. Diferente do que ocorre em uma planilha de vendas, o software não permitirá que dados sejam apagados ou mesmo sobrepostos por engano (o que ocorre com muita frequência ao compartilharmos planilhas com vários usuários), facilitando e muito o trabalho em equipe. Ainda que falhas ocorram, a rastreabilidade oferecida pelo software nos traz a visão histórica de todos os registros inseridos nos possibilitando com certa facilidade reparar erros desta natureza.
2. Confiança nos números
Quando falamos em gestão de pipeline, forecast de vendas ou previsão de vendas, falamos em projetar um resultado a partir de um cenário atual. Pois bem, o cenário atual diz respeito a todas as oportunidades de negócio, cotações e propostas comerciais enviadas pelos seus vendedores cuja previsão de fechamento será crucial para determinar quando e quanto de dinheiro sua empresa venderá. Se o cenário considerado não representa a sua realidade, seu pipeline ou forecast não será consistente. Gerenciar interações diárias dos vendedores com seus clientes é uma tarefa impossível, cedo ou tarde você será traído pela posição equivocada de uma planilha de vendas cujo teor não corresponde a realidade. Se você deseja um relatório de pipeline 100% confiável, assegure que suas propostas e cotações sejam geradas e enviadas aos seus clientes pelo próprio software de CRM. Caso contrário distorções entre os valores reportados pelos seus vendedores e aqueles que estão nas mãos de seus clientes irão comprometer profundamente seu planejamento comercial.
3. Produtividade
Pesquisas sugerem que em média um vendedor gasta 19% do seu tempo com atividades administrativas dentre as quais reuniões com seus gestores para posicioná-los sobre a situação das negociações que estão realizando. Se os vendedores tiverem que reportar fielmente suas atividades em planilhas este tempo pode subir em até 50%. Com um bom software de CRM, seu vendedor gerará informações gerenciais ao longo do processo de venda, como se fosse um sub-produto do seu trabalho. O que se pretende ao gerar uma proposta comercial de forma automática e enviá-la para seu cliente pelo próprio software é que todos os relatórios gerenciais de vendas já sejam atualizados simultaneamente. Enquanto gestor, você terá em mãos um pipeline fiel às propostas em poder de seus clientes além é claro de aumentar a produtividade da sua equipe liberando seus vendedores para canalizar seu foco na atividade de venda.
4. Processo de vendas
Se você não souber especificar todas as etapas que seu vendedor deve percorrer para realizar uma venda, você tem um grave problema. As planilhas não sugerem que você trabalhe orientado a processo, e esse talvez seja o maior problema que elas nos impõem. Não que seja impossível, mas como dissemos anteriormente a flexibilidade é seu forte. Torná-la mais rígida exige muito esforço e conhecimentos avançados que por si só gerarão trabalhos extras aos gestores. É muito comum tornarmos reféns de planilhas complexas cujas fórmulas e regras tornam-se indecifráveis ao longo do tempo. Este é um bom sinal de que você deve começar a avaliar a adoção de um software de CRM.
5. Restrição de acessos
O desafio é garantir que os vendedores visualizem somente suas oportunidades de negócio, seus clientes e contatos e não tenham acesso a informações que dizem respeito aos seus pares e superiores. As planilhas oferecem recursos de proteção com senhas, porém a configuração de uma planilha de vendas para suprir as necessidades acima demanda um trabalho ingrato e com poucas chances de êxito. Na prática muitos acabam segregando planilhas, e o que deveria ser a solução acaba se tornando a multiplicação dos problemas. Gerenciar múltiplas versões de planilhas por si só já é uma atividade trabalhosa, o que dizer sobre controlar a suas versões? Com um software de CRM, é possível atribuir diferentes tipos de acesso de acordo com o perfil de cada usuário, permitindo que um vendedor só enxergue suas oportunidades, atualize apenas as informações que o gestor julgar correto. Além disso, é possível rastrear quem e quando determinados dados foram atualizados.
Conclusão
Se você se identificou com algumas situações apresentadas neste artigo talvez seja a hora de partir para a seleção de um software de CRM. As planilhas sempre tiveram e continuarão tendo espaço nas empresas por um bom tempo, mas como tudo na vida, nada é para sempre.
